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15.3 Response-Verarbeitung

Die Response-Verarbeitung erlaubt die Einrichtung von Aktionen, die beim Eintreffen einer E-Mail-Antwort auf einen Newsletter oder ein Mailing ausgeführt werden sollen. Geht eine Antwort an die entsprechende Absenderadresse ein, werden im Rahmen der Response-Verarbeitung zunächst autogenerierte E-Mails gefiltert und gelöscht. Auf die übrigen E-Mails werden die Aktionen der Response-Verarbeitung angewendet. Mögliche Aktionen sind eine Weiterleitung an ein von Ihnen verwaltetes Postfach oder der Versand eines Autoresponder-Mails an den Absender, z.B. mit der Information, dass Antworten an dieses Postfach nicht gelesen werden.

Die Übersicht Ihrer Einträge für die Response-Verarbeitung finden Sie unter Verwaltung. Durch Klick auf einen Eintrag rufen Sie die Details für diesen Eintrag auf. Über das Symbol Löschen entfernen Sie einen bestehenden Eintrag.

Für die Anlage einer neuen Response-Verarbeitung, klicken Sie in der Übersicht auf die Schaltfläche Neu. Auf der folgenden Seite können Sie diese Angaben vornehmen:

  • Name: Die interne Kennzeichnung einer Response-Verarbeitung. Hier empfiehlt es sich, die Absender-Adresse zu verwenden, für die die Response-Verarbeitung eingerichtet wird, z.B. news@domain.de.

  • Beschreibung: Beschreiben Sie hier, wie die Response-Verarbeitung funktioniert, damit auch andere schnell verstehen, welche Aufgaben übernommen werden.

  • Individuelle Filteradresse setzen: Unter dieser Adresse findet die Filterung von Bounces statt. Näheres weiter unten. Die Befüllung der Filteradresse kann über zwei Wege erfolgen:

  • Sie entscheiden sich für Standard. In diesem Fall lassen Sie das Feld einfach leer und der OpenEMM generiert beim Anlegen der Response-Verarbeitung automatisch eine Filteradresse.

  • Sie wählen die Einstellung Individuell und geben eine Filteradresse durch manuelle Eingabe vor. Das manuelle Befüllen der Filteradresse ist nur dann relevant, wenn Sie den Filterserver vom OpenEMM (filter.agnitas.de) als Mailempfangsserver in Ihrem DNS (Domain Name System) eingetragen haben. Für weitere Details können Sie sich gerne an den AGNITAS-Support wenden.

  • Hinweis für OpenEMM: Zur Einrichtung einer Response-Verarbeitung müssen zusätzlich die Anweisungen aus dem OpenEMM Install & Admin Guide, Kapitel Mailloop Configuration ausgeführt werden (den aktuellen Install & Admin Guide finden Sie unter https://wiki.openemm.org).

  • Weiterleitungs-Adresse: Wenn Sie wünschen, dass eingehende E-Mails (z.B. zur manuellen Beantwortung) an eine E-Mail-Adresse weitergeleitet werden, aktivieren Sie den Schieberegler Gefilterte E-Mails weiterleiten. Anschließend erscheint ein Feld, in das Sie die Weiterleitungs-Adresse eintragen können. Weitergeleitet werden nur E-Mails, die die Response-Verarbeitung nicht zuvor als irrelevant aussortiert hat. Sie können auch mehrere Adressen eintragen. Diese müssen Sie entweder durch ; , oder ein Leerzeichen trennen.

  • Autoresponder: Sie können die Personen, die auf Ihren Newsletter geantwortet haben, automatisiert mit einem Autoresponder-Mailing beliefern. Eine Möglichkeit könnte sein, die Personen darüber zu informieren, dass die E-Mail eingegangen ist und in Kürze bearbeitet wird, sie können aber auch darauf hinweisen, dass dieses Postfach nicht gelesen wird und eine alternative Kontaktmöglichkeit anbieten. Wenn Sie den Schieberegler Autoresponder aktivieren, erscheint ein Auswahlmenü für das Autoresponder-Mailing. Hier werden Ihnen alle aktivierten aktionsgesteuerten Mailings aufgelistet.

  • Der Autoresponder reagiert nur auf Antwort-Mails zu E-Mails, die über den OpenEMM versendet wurden. Das bedeutet, dass auf direkt gesendete Test-Mails oder Spam-Mails keine Autoresponder-Nachricht folgt.

  • Der Autoresponder antwortet für normale Empfänger nur einmal innerhalb von 24 Stunden. Bei Admin- und Test-Empfängern wird jedoch jedes Mal eine Response getriggert.

  • Der Autoresponder wird nur für die Mailing-Liste ausgeführt, die im aktionsgesteuerten Mailing ausgewählt wurde. Soll der Autoresponder für mehrere Mailing-Listen versendet werden, müssen Sie je Mailing-Liste einen eigenen Eintrag mit einem eigenen aktionsgesteuerten Mailing unter Response-Verarbeitung anlegen.

In der Übersicht erscheint nun die von Ihnen eingegebene Filteradresse. Auf alle E-Mails, die an die hier angegebene Adresse gesendet werden, kommen die in der entsprechenden Response-Verarbeitung definierten Aktionen zur Anwendung.

Es ist daher ein letzter Schritt erforderlich, um die Einrichtung der Response-Verarbeitung abzuschließen:

Alle Antworten auf ein Mailing gehen zunächst unter der Absenderadresse bzw. Reply-to Adresse (falls definiert) der E-Mails ein, z.B. newsletter@firma.de. Richten Sie in dem von Ihnen verwendeten E-Mail-Programm für diese Adresse eine Weiterleitung an die in der Übersicht genannte Filteradresse ein. Erst durch die Weiterleitung an diese Adresse kann das Response-Management alle automatisch generierten Antworten ausfiltern und die verbleibenden E-Mails entsprechend Ihren Angaben weiterleiten und/oder mit einem Autoresponder beantworten.