1.2 Bedienung des E-Marketing Manager

Dieses Kapitel soll Ihnen helfen, sich schnell in der Benutzeroberfläche zurecht zu finden.

Inhalt dieses Kapitels

• Alles über Login, Passwort vergessen, 2-Faktor-Authentifizierung und Logout

• Das Dashboard als zentrale Seite kurz vorgestellt

• Orientierung und Navigation im E-Marketing Manager

• Such- und Filterfunktionen schnell erklärt

1.2.1 Login, Zugangsdaten und Logout

Beim E-Marketing Manager (kurz: EMM) handelt es sich um einen web-basierten Dienst. Sie müssen dafür keine eigene Applikation installieren und aufrufen. Alle Aktionen führen Sie per Internet über Ihren Browser durch. Der Vorteil liegt auf der Hand: Es ist jederzeit möglich, die Software von jedem Schreibtisch überall auf der Welt zu starten und zu bedienen - einen Internetzugang vorausgesetzt.

Der E-Marketing Manager verwendet dabei das so genannte HTTPS-Protokoll und stellt eine gesicherte Datenübertragung zwischen Browser und Server her, um Ihre Daten zu schützen.

Mit folgenden Schritten rufen Sie den E-Marketing Manager auf:

1. Klicken Sie auf der AGNITAS-Website oben rechts neben Customer Login auf Start EMM oder geben Sie im Browser die URL ein, die Sie von Ihrem Kundenbetreuer erhalten haben, z.B.: https://emm.agnitas.de/logon.do. Sie rufen damit die Loginseite des E-Marketing Manager auf.*

2. Tragen Sie in die Eingabefelder Benutzername und Passwort die Zugangsdaten ein, die Sie von AGNITAS oder Ihrem System-Administrator bekommen haben. Sie werden nach dem ersten Login aufgefordert, Ihr Passwort zu ändern.

3. Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Einloggen.

* Wenn Sie nicht sofort die Login-Maske sehen, sondern aufgefordert werden, einen 6-stelligen Code einzugeben oder einen QR-Code zu scannen, dann ist bei Ihrem System die 2-Faktor-Authentifizierung per App aktiviert. Mehr Informationen dazu finden Sie weiter unten im Abschnitt So funktioniert die 2-Faktor-Authentifizierung.

Um die Sicherheit Ihrer Daten zu gewährleisten, sollten Sie Ihr Login-Passwort regelmäßig ändern (siehe Kapitel Benutzer anlegen und verwalten, Passwort ändern). Nach 90 Tagen ohne Änderung erhalten Sie hierzu nach dem Login eine Erinnerung. Für optimale Sicherheit enthält ein Passwort stets eine Kombination aus Buchstaben in Groß- und Kleinschreibung, Zahlen und Sonderzeichen.

Abb. 16.4: Die Login-Seite des E-Marketing Manager.

Sollten Sie das Passwort für Ihr Konto vergessen haben, kann es der E-Marketing Manager automatisch zurücksetzen. Gleichzeitig haben Sie dann die Möglichkeit, ein neues Passwort für Ihren Account zu vergeben. Um das Passwort zurückzusetzen, klicken Sie im Login-Bereich auf den Link Passwort vergessen?. Geben Sie im folgenden Dialog zur Authentifizierung Ihren Benutzernamen und die in Ihrem Benutzerzugang hinterlegte E-Mail-Adresse ein. Sind die Daten korrekt, schickt Ihnen der E-Marketing Manager eine Nachricht an die angegebene E-Mail-Adresse. Über den in der E-Mail enthaltenen Link können Sie dann ein neues Passwort für Ihren Zugang setzen.

Login-Sperre

Der Zugang zum E-Marketing Manager wird standardmäßig nach zehn fehlgeschlagenen Login-Versuchen für eine Minute gesperrt. Dabei gilt Folgendes:

• Bei jedem während der Sperrzeit versuchten und fehlgeschlagenen Login erhöht sich die Sperrzeit aus Sicherheitsgründen erneut auf eine Minute.

• Melden Sie sich während der Sperrzeit erfolgreich beim E-Marketing Manager an, bleibt der Zugang trotzdem temporär gesperrt, um Bots abzuwehren, die automatisiert Passwörter ausprobieren. Anders als beim Login mit falschen Zugangsdaten wird die Sperrzeit jedoch nicht erneut auf eine volle Minute erhöht.

• Erst nach Ablauf der Sperrzeit können Sie sich mit Ihren Zugangsdaten wieder im System einloggen.

Abb. 16.5: In der Standardeinstellung wird der Zugang zum E-Marketing Manager nach zehn fehlgeschlagenen Login-Versuchen für eine Minute gesperrt.

Bitte beachten Sie: In Ihrem Benutzerprofil können Sie die Standardeinstellungen sowohl für Sperrzeit als auch die Anzahl der Login-Versuche je nach Bedarf individuell für Ihren Zugang anpassen und verschärfen.

Als zusätzlichen Schutzmechanismus wird neben den Zugangsdaten eine 2-Faktor-Authentifizierung verwendet. Sie verhindert, dass sich Dritte, die unberechtigt an Ihre Zugangsdaten gekommen sind, ohne Weiteres am E-Marketing Manager anmelden können.

So funktioniert die 2-Faktor-Authentifizierung:

Sie müssen bestätigen, dass die Anmeldung von einem bestimmten Rechner bzw. Gerät aus legitim ist. Dazu erhalten Sie einen Sicherheitscode an die in Ihrem Benutzerprofil hinterlegte E-Mail-Adresse. Der Sicherheitscode muss nur bei der ersten Anmeldung über ein bestimmtes Gerät eingegeben werden. Alternativ können Sie den Sicherheitscode auch über eine Authenticator App, z.B. Google Authenticator, Microsoft Authenticator oder Sophos Authenticator, erhalten (Premium-Feature, bei Interesse wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer). In diesem Fall muss sich der Benutzer einmal mittels eines QR-Codes authentifizieren und erhält danach den 6-stelligen Code per App.

Abb. 16.6: Die 2-Faktor-Authentifizierung macht die Anmeldung noch sicherer. Dabei wird jedes Gerät registriert, über das eine Anmeldung mit gültigem Sicherheitscode erfolgt ist.

Damit der Aufwand für Sie nicht zu hoch wird, wird jedes Gerät registriert, über das eine Anmeldung mit gültigem Sicherheitscode erfolgt ist. Die Registrierung dieses Geräts gilt aber nur für Ihren Benutzerzugang. Sollte sich ein anderer Benutzer über den gleichen Rechner einloggen, dann muss er einen eigenen Sicherheitscode eingeben.

90 Tage nach dem letzten Login oder durch Löschen von Cookies verfällt die Authentifizierung und Sie erhalten einen neuen Sicherheitscode zur Anmeldung. Wollen Sie die 2-Faktor-Authentifizierung nicht nutzen, wenden Sie sich an den AGNITAS-Support.

Nach dem Einloggen erhalten Sie Zugriff auf den E-Marketing Manager und das Dashboard wird Ihnen angezeigt. Die Funktionen des Dashboards stellen wir Ihnen im folgenden Kapitel näher vor.

Abb. 16.7: Die Startseite des E-Marketing Manager zeigt die Navigation und das Dashboard.

Wenn Sie Ihre Sitzung wieder beenden wollen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Ausloggen links unter dem Menü. Hier finden Sie neben Ihren Benutzerdaten auch die CompanyID Ihres EMM-Mandanten.

Bitte beachten Sie: Das System meldet Sie aus Sicherheitsgründen automatisch nach 30 Minuten ab, falls Sie in dieser Zeit nicht mit dem System arbeiten. Die letzten 10 Minuten zeigt ein Timer die verbleibende Restzeit bis zum Timeout an. Mit jedem Klick wird der Timer zurückgesetzt und beginnt erneut bei 30 Minuten.

Abb. 16.8: Der Timer zeigt die verbleibende Zeit bis zum automatischen Logout.

Paralleles Arbeiten in mehreren Browser-Fenstern

Sie können den E-Marketing Manager problemlos in mehreren Browser-Fenstern gleichzeitig öffnen, etwa in mehreren Tabs.

Bitte beachten Sie: Damit Sie in mehreren Fenstern gleichzeitig mit dem E-Marketing Manager arbeiten können, müssen Sie sich unbedingt zuvor in jedem Fenster separat anmelden, damit jedem Fenster eine eigene sogenannte „Session“ zugeordnet wird. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass keine Dateninkonsistenzen beim Speichern entstehen.

1.2.2 Dashboard - idealer Einstieg in den EMM

Der E-Marketing Manager ist in mehrere inhaltliche Funktionsbereiche unterteilt. Das Dashboard liefert Ihnen als Startseite eine zentrale Steuereinheit, um sich schnell einen Überblick über Aufgaben und gelaufene Aktionen zu verschaffen. Zudem ist es der perfekte Einstieg, um mit wenigen Klicks die wichtigsten Funktionen des E-Marketing Manager zu bedienen.

Damit Sie den vollen Umfang des Dashboards für sich nutzen können, erklären wir Ihnen kurz die einzelnen Features, die sich hier befinden.

• In der linken Leiste finden Sie:

• das EMM-Logo, über das Sie von jeder Seite aus schnell das Dashboard wieder erreichen.

• die Navigation mit allen Funktionsbereichen.

• einen Hilfe-Button, über den Sie die Online-Hilfe öffnen können. Durch Klick auf Hilfe öffnet sich direkt das passende Handbuchkapitel, so dass Sie schnell die passende Beschreibung finden.

• den Ausloggen-Button und den Timer für die restliche Session-Laufzeit (erscheint erst 10 Minuten vor Ablauf).

• Ihren Benutzernamen, über den Sie auch Ihr Benutzerprofil mit einem Klick aufrufen können.

• Weitere Angaben zu Ihrem EMM-Mandanten.

• In der Kopfzeile befindet sich:

• eine Bread-Crumb-Navigation mit Anzeige des aktiven Elements (hier: Dashboard).

• ein Kontakt-Button, über den Sie uns für Unterstützung kontaktieren können. Sie können auf diesem Weg aber auch Fehler melden oder Vorschläge einreichen.

• ein Aktuelles-Button. In diesem Bereich finden Sie wichtige Mitteilungen, eine kurze Beschreibung neuer Funktionen sowie Dokumente, die Sie downloaden können.

• ein Ansicht-Button, mit dem Sie die Darstellung des Dashboards konfigurieren können.

• ein Neu-Button, mit dem Sie mit nur einem Klick neue Mailings, Schablonen, Zielgruppen etc. erstellen können.

• Das Dashboard kann je nach Präferenz Inhalte darstellen, wie:

• Zuletzt benutzte Mailings:
  Hier sehen Sie alle Mailings (als Liste oder Vorschau), die zuletzt bearbeitet wurden mit Informationen zu Versandstatus und Mailing-Liste. Mit einem Klick gelangen Sie in das jeweilige Mailing. Über den Neu-Button können Sie auch ein neues Mailing erzeugen.

• Statistik:
  Standardmäßig werden hier sofort die wichtigsten Kennzahlen zum zuletzt versendeten Mailing angezeigt. Klicken Sie auf Zuletzt versendet, öffnet sich ein Dropdown über das Sie auch beliebige andere Mailings aufrufen können. Ein Klick direkt auf die Diagramme leitet Sie in die Gesamtstatistik des jeweiligen Mailings weiter. Über den Tab Analyse, auch MIA (Marketing Intelligence Analyzer) genannt, erhalten Sie Mailing-unabhängige Kennzahlen über Ihren EMM-Mandanten, wie z.B. neue, abgemeldete, gebouncte Empfänger der letzten 30 Tage.

• Kalender:
  Der Kalender erleichtert Ihnen die Navigation und Suche im EMM. Sie sehen auf einen Blick alle Maßnahmen im angezeigten Zeitraum (als Monatsansicht oder Wochenansicht) und können in die Vergangenheit oder Zukunft blättern bzw. springen.
  Pro Tag sehen Sie die geplanten bzw. versandten Mailings (die Farbe zeigt Versandstatus, es wird unterschieden zwischen neu, bearbeitet, fertig, terminiert, Admin, Test, sendend, gesendet sowie abgebrochen) sowie Push-Nachrichten. Bei Mouseover erhalten Sie eine kleine Vorschau und die wichtigsten Kennzahlen. Mit einem Klick wechselt man in das jeweilige Element. Außerdem werden rechts neben dem Kalender noch ungeplante Mailings angezeigt, damit diese nicht in Vergessenheit geraten.
  Fährt man mit der Maus über ein Datumsfeld, erscheint rechts oben ein kleines Plus-Symbol, über das Sie Kommentare und Aufgaben für andere Benutzer hinterlegen und bei Bedarf auch per E-Mail versenden können. Über Anzeigen können Sie sich die Kommentare sowie ungeplante Mailings bzw. noch nicht versendete Mailings einblenden lassen.

Abb. 16.9: Das Dashboard ermöglicht den schnellen Einstieg in den E-Marketing Manager.

Hinweis: Je nach den gebuchten Funktionen und Ihren individuellen Benutzerrechten sehen Sie eventuell nicht alle Menüpunkte des Systems.

1.2.3 Navigation im E-Marketing Manager

Allgemeines über die Navigation

Die Navigation im E-Marketing Manager funktioniert so wie man es von zahlreichen Websiten gewohnt ist. In der linken Spalte werden alle Hauptbereiche mit einem Symbol angezeigt. Hat der jeweilige Bereich Unterpunkte, klappt der Bereich beim Mouseover auf und man sieht die Unterpunkte. Der aktive Menüpunkt ist standardmäßig farbig hervorgehoben.

Bread-Crumb-Navigation

In der Kopfzeile wird Ihnen auf jeder Seite angezeigt, in welchem Bereich Sie sich befinden sowie der Name des aktuellen Elements. In der Bread-Crumb-Navigation können Sie einfach höhere Ebenen annavigieren, indem Sie diesen Teil des Pfads anklicken.

Abb. 16.10: Die Bread-Crumb-Navigation zeigt Ihnen an, wo Sie sich gerade befinden und ermöglicht das Navigieren in höhere Ebenen.

Die Hauptbereiche der Navigation kurz vorgestellt

• Mailings: In diesem Bereich erstellen Sie Mailings für die Kanäle E-Mail und SMS. Neben der Erstellung der Inhalte, dem Versand und der Analyse Ihrer Mailings haben Sie in diesem Bereich auch die Möglichkeit, Schablonen (auch: Templates) zu erstellen, Archive anzulegen - um Ihre Mailings zu gruppieren, individuelle Anredearten zu definieren sowie eine Mailing-Priorisierung für mehrere Mailings am selben Tag vorzunehmen.

• Medienpool: In diesem Medienorganisationssystem können Sie Bilder, PDF-Dateien, JSON-Dateien, Schriftarten und Video-Dateien speichern und in Mailings sowie Formularen einbinden. Zur besseren Organisation können Sie Kategorien definieren und mit Hilfe von Titel und Schlagworten die Suche verbessern.

• Kampagnen: In einer Kampagne versenden Sie ein oder mehrere Mailings an eine Gruppe von Empfängern nach einem vordefinierten Plan. Die Kampagne kann durch eine Vielzahl von Parametern detailliert gesteuert werden. So können Sie Empfänger je nach deren Reaktion auf ein initiales Mailing unterschiedlich weiterbehandeln. Sie können Mails oder andere Aktionen gestaffelt über einen definierten Zeitraum aufeinander folgen lassen. Komplexe Abläufe lassen sich so einfach und übersichtlich planen und ausführen. Statistische Daten zeigen Ihnen in Echtzeit, wie die Kampagne bei den Adressaten ankommt.

• Empfänger: Das Wichtigste für Newsletter ist eine Datenbank mit Kunden bzw. Leads und deren E-Mail-Adresse. Im Jargon des E-Marketing Manager sind das die Empfänger. Für jeden Empfänger gibt es ein sogenanntes Profil, das neben Name und E-Mail-Adresse vor allem enthält, welche Newsletter (genauer: Mailing-Listen) der Empfänger abonniert hat. Sie können beliebige Profilfelder definieren, in denen Sie die Merkmale jedes Empfängers hinterlegen. Besonders kritische Empfänger können Sie über die Blocklist vom weiteren Versand ausschließen.

• Datenverwaltung: In diesem Bereich haben Sie die Möglichkeit, größere Datenmengen auf einmal anzulegen, zu ändern, zu löschen oder zu exportieren. Für regelmäßig wiederkehrende Importe können Sie ein festes Importprofil definieren. Mit Auto-Import und Auto-Export lassen sich diese Vorgänge auch automatisiert ausführen. Die Funktion Feldinhalte bearbeiten erlaubt es, Änderungen für mehrere Empfänger auf einmal auszuführen. Zu jedem Import und Export werden Protokolle abgelegt, sowie Datasource IDs für neue Empfänger generiert. Neben Empfängerdaten können Sie in diesem Bereich auch Vorlagen importieren, z.B. Mailings oder Formulare. Zusätzlich finden Sie hier den Unterpunkt Referenztabellen.

• Zielgruppen: Oft macht es Sinn, einen Newsletter nicht an alle Empfänger einer Mailing-Liste zu senden. Eine Zielgruppe filtert nur bestimmte Empfänger heraus, etwa alle Frauen im PLZ-Gebiet 8. Damit können Sie relevante Inhalte für bestimmte Personengruppen zur Verfügung stellen oder Testläufe durchführen. Eine Zielgruppe ist dynamisch: Wenn Sie neue Empfänger in die Datenbank aufnehmen, dann erfasst eine Zielgruppe auch diese, sofern sie den Kriterien entsprechen.

• Statistik: Um den Erfolg eines Mailings zu prüfen und weitere Mailings zu planen, brauchen Sie Kennzahlen, mit denen Sie das messen können. Dabei können Sie Mailing (einzeln) oder den Mailing (Vergleich) nutzen. Customer Insights und Empfänger beschäftigen sich mit dem Empfängerverhalten bzw. der Entwicklung Ihres Verteilers. Die Geräte-, Domain- und Monatsübersicht liefert Ihnen weitere Erkenntnisse für Ihr Marketing. Bei Bedarf können Sie sich auch Reports per E-Mail zusenden lassen.

• Seiten & Formulare: Über die Formulare richten Sie Landingpages ein, über die sich Interessenten für Newsletter z.B. selbst an-, ab- oder ummelden können.

• Trigger-Verwaltung: In dieser können Sie Trigger definieren und verwalten, die bestimmte Prozesse im EMM anstoßen. Durch Klick auf einen Link in einer E-Mail löst der Empfänger z.B. eine festgelegten Trigger aus.

• Layout Builder: Der Layout Builder ist ein Premium Feature zum Erstellen von individuellen E-Mail-Schablonen für den E-Mail Creator (spezifische Erstellungsmethode im Baukasten-System). Dabei kann man auf einem Raster Mailings wie auf dem Reißbrett entwerfen. Durch die Definition fester Bausteine (Div-Baustein bzw. Div-Container) können die Anwender im E-Mail Creator per Drag & Drop aufbauen und gestalten.

• Push-Nachrichten: Mit dem Web Push Service von AGNITAS versorgen Sie Ihre Kunden mit aktuellen News im Browser. Die Verbraucher erreichen Sie direkt beim Surfen im Web – via Overlay-Fenster. Hat sich Ihr Interessent oder Kunde für den Benachrichtigungsdienst auf Ihrer Website angemeldet, erhält er Ihre Web-Push-Nachrichten im Folgenden unabhängig davon, auf welcher Website er sich gerade aufhält. Mit Triggern können z.B. auch Begrüßungsnachrichten versendet werden. Die Statistik zeigt die Verteilerentwicklung für Push-Nachrichten an.

• Datei hochladen: Über den Menüpunkt Datei hochladen stellt Ihnen der E-Marketing Manager eine Funktion zur Verfügung, mit der Sie Daten schnell und vor allem sicher über die AGNITAS-Server austauschen können. Für weitere Informationen gehen Sie zum Kapitel Dateien hochladen.

• Verwaltung: In diesem Bereich finden Sie alle Funktionen, die dazu dienen Ihre Benutzer und deren Rechte zu verwalten, zu gruppieren oder den Mandanten zu konfigurieren. Dazu gehören auch Response-Verarbeitung, Messpunkte, Inhaltsquelle und Premium-Features. Daneben erhalten Sie auch Auskünfte zur Nutzung im Aktivitätsprotokoll oder zum Sicherheits-Management.

• Aktuelles: Dieser Menüpunkt weist Sie in Form eines Megafons auf neue Mitteilungen in Ihrem System hin. Das Icon erscheint nur dann links unten in der Navigationsleiste, wenn im System neue Benachrichtigungen vorliegen und Sie die Kachel Aktuelles im Dashboard nicht aktiviert haben.

1.2.4 Suchen und Filtern

Damit Sie im E-Marketing Manager schnell finden, was Sie suchen, gibt es in zahlreichen Bereichen Filterfunktionen. Den Filter finden Sie in der Regel am rechten Rand Ihres Bildschirms. In Freitextfeldern können Sie nach bestimmten Inhalten suchen. Falls Sie sich nicht an die exakte Schreibweise erinnern können, können Sie Platzhalter (auch: Wildcards) verwenden. Die Platzhalter * und % stehen für beliebig viele Zeichen. Die Platzhalter _ und ? stehen je für ein variables Zeichen. Ohne die Verwendung von Wildcards wird nach der exakten Eingabe gesucht. Nach Auswahl der gewünschten Werte, bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Filter Anwenden. Mit einem Klick auf Filter zurücksetzen werden Ihnen wieder alle Ergebnisse ungefiltert angezeigt.

Abb. 16.11: Der Filter unterstützt die Verwendung von Platzhaltern (Wildcards). Hier abgebildet ist der Filter aus der Empfängerübersicht.

Zusätzlich können Sie die Ergebnisliste der meisten Tabellen im EMM durch Sortiermöglichkeiten im Tabellenkopf beeinflussen.Durch Klick auf einen Spaltennamen wird deren Inhalt entweder chronologisch oder alphabetisch sortiert. Durch mehrmaliges Klicken können Sie die Reihenfolge von aufsteigend zu absteigend ändern bzw. die Sortierung wieder aufheben. Sortierte Spalten sind durch blaue Spaltennamen hervorgehoben.
Im Tabellenkopf haben Sie auch die Option, die Breite jeder Spalte individuell anzupassen.

^{Abb. 16.12: Die Kopfzeile von Tabellen bietet Sortiermöglichkeiten.}

Im Bereich Empfänger sowie zur Erstellung von Zielgruppen gibt es erweiterte Filtermöglichkeiten. Hier können Sie den Filter zum einen mit Auswahllisten einschränken und zum anderen mit folgenden Operatoren arbeiten:

Am unteren und oberen Tabellenrand haben Sie zudem die Möglichkeit, die Darstellung der Inhalte zu beeinflussen. Sie können z.B. die Listenlängen verändern, Spalten hinzufügen oder wegnehmen und auch andere Darstellungsoptionen nutzen.