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7.1 Mehr als nur E-Mail-Adressen

Für den Versand eines Newsletters benötigen Sie natürlich die E-Mail-Adressen der Empfänger. Es entsteht eine Datenbank (auf dem OpenEMM-Server) mit einem Datensatz für jeden Empfänger.

Standardmäßig speichert der OpenEMM für jeden Empfänger neben der E-Mail-Adresse Name und Vorname sowie die Anrede und Titel (Herr, Dr. etc.). Diese Informationen sind erforderlich, um personalisierte Newsletter mit persönlicher Anrede zu erzeugen. Für jeden Empfänger ist außerdem gespeichert, für welche Mailing-Listen er angemeldet ist. Dazu kommen einige interne Felder für Verwaltungsaufgaben, etwa das gewünschte Mailformat (Text, HTML etc.). Alle Daten zu einem Empfänger bilden dessen Profil.

Die Verwaltung sämtlicher Empfängerprofile erfolgt über den gleichnamigen Menüpunkt in der Navigationsleiste. Beachten Sie, dass der OpenEMM alle Ihre Empfänger gemeinsam in einer Datenbank verwaltet. So ist es zum Beispiel leicht möglich, einem Empfänger mehrere verschiedene Newsletter zuzusenden.

7.1.1 Selbst definierte Felder

Zusätzlich dürfen Sie für Ihre Empfängerprofile beliebige eigene Felder definieren. So könnte für einen Online-Schuhversand etwa die Schuhgröße ein wichtiges Zusatzfeld sein. Damit legen Sie ein Profil Ihrer Newsletter-Empfänger an und bestimmen dadurch genauer, wie der Besucher Ihres Internetangebots aussieht oder welche Vorlieben er hat. Das ist die Voraussetzung für optimierte Kundenbetreuung per aktions- und datumsgesteuerten Mailings.

Sämtliche Felder lassen sich später auch dazu nutzen, gezielt einzelne Empfänger aus der Datenbank herauszufiltern. Um im Beispiel zu bleiben: Sie haben einen Restposten mit Schuhen Größe 43. Filtern Sie gezielt alle Empfänger mit dieser Schuhgröße aus der Datenbank und senden Sie nur diesen einen Hinweis auf das Schnäppchen zu. Denn es wäre wenig sinnvoll, allen Empfängern das Angebot zu unterbreiten – wer kauft schon Schuhe in der falschen Größe.

Die Definition eigener Felder gehört zu den fortgeschrittenen Funktionen des OpenEMM. Für die ersten Mailings sind zusätzliche Felder nicht erforderlich. Wie Sie selbst Felder verwalten und gezielt für Kampagnen wie Closed-Loop-Marketing einsetzen, lesen Sie in den Kapiteln Profilfelder und Anwendungsfall: Closed-Loop-Marketing.

7.1.2 Wie kommen Empfänger in die Datenbank?

Um die Datenbank mit Empfängern zu füllen, gibt es verschiedene Wege.

  • Über den Menüpunkt Empfänger in der Navigationsleiste und den Button Neuer Empfänger rufen Sie einen Eingabedialog auf. Hier tragen Sie von Hand die Daten eines Empfängers ein und speichern diesen. Sinn macht das nur, wenn es sich um wenige Empfänger handelt. Details dazu finden Sie in Kapitel Neue Empfänger anlegen.

  • Über den Menüpunkt Import übertragen Sie vorhandene Kundendaten in den OpenEMM. Wie Sie dabei vorgehen, lesen Sie in Kapitel Importfunktion für Empfängerdaten.

  • Am einfachsten ist es, wenn sich Interessenten selbst auf einer Webseite über ein Formular für einen Newsletter anmelden und die entsprechenden Angaben machen. Sie können dieses Formular auch in seiner Funktionalität frei gestalten, so dass die Empfänger zum Beispiel nachträglich ihre E-Mail-Adresse oder das Mail-Format ändern können. Details dazu lesen Sie in Kapitel Seiten & Formulare.

Achtung: In manchen Fällen müssen Sie sicherstellen, dass bestimmte Empfänger keinerlei E-Mail von Ihnen erhalten. Hier genügt es nicht, den Empfänger aus der Datenbank zu löschen. Vielmehr notieren Sie die E-Mail-Adresse auf einer schwarzen Liste mit „gesperrten Empfängern“. Mehr über diese Blocklist-Funktion lesen Sie in Kapitel Blocklist - Zustellung verboten.