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1.4 Mailing erstellen und versenden

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie mit dem OpenEMM ein Mailing erstellen und versenden.

Inhalt dieses Kapitels

  • Die Methoden zur Mailing-Erstellung kurz vorgestellt.

  • Mailing-Erstellung mit dem Assistent

  • Mailing-Erstellung mit dem E-Mail Creator

  • Mailing testen und versenden

1.4.1 Methoden zur Mailing-Erstellung

Wenn Sie ein neues Mailing erstellen möchten, fragt Sie der OpenEMM zunächst mit welcher Methode Ihr neues Mailing erstellt werden soll. Damit Sie wissen, welche Methode für Sie am besten geeignet ist, stellen wir die Methoden hier kurz vor.

  • Standard Mailing: Für diese Methode gibt es zwei typische Anwendungsfälle:1. Die Standard-Methode empfiehlt sich besonders für Nutzer, deren Mailingdesign von Mal zu Mal sehr verschieden ausfallen kann und die durch Eingabe von HTML möglichst flexibel bleiben möchten.2. Die Standard-Methode kommt auch dann zum Einsatz, wenn Sie ein "starres" Rahmengerüst haben - also Ihre Redakteure nur noch Texte, Links und Bilder hinterlegen müssen, der Aufbau aber ansonsten immer gleich ist. Bei dieser Vorgehensweise ist HTML nicht unbedingt erforderlich.

  • E-Mail Creator: Der E-Mail Creator ist Teil der kommerziellen Version des EMM. Sollten Sie daran interessiert sein, wenden Sie sich bitte an unsere Kundenbetreuer.

  • SMS: Wählen Sie diese Option, wenn Sie eine neue SMS erstellen möchten.

  • Mailing importieren: Beim Import handelt es sich nur indirekt um eine Methode. Sie können eine fertige Mailing-Vorlage aus einem anderen Mandanten oder von AGNITAS übernehmen. Dabei spielt es keine Rolle, ob das zu importierende Mailing mit der Standard-Methode oder dem E-Mail Creator angelegt wurde.

Bei allen Methoden haben Sie grundsätzlich die Möglichkeit, Ihre Inhalte über verschiedene Wege einzugeben:

  • Zum einen können Sie Inhalte auf die gleiche Weise wie in eine Homepage einfügen und formatieren - indem Sie HTML benutzen.

  • Zum anderen ist es auch möglich, Texte mit dem sogenannten WYSIWYG-Editor (what you see is what you get) zu bearbeiten - ähnlich wie bei Word.

1.4.2 Neues Mailing anlegen mit der Standard-Methode

Im Folgenden wird zunächst die Vorgehensweise bei der Standard-Methode erläutert.

Öffnen Sie den Menüpunkt Mailings und klicken rechts oben auf Neu. Wählen Sie nun Standard-Mailing aus.

Arbeitsschritte

  1. Wählen Sie zuerst aus, ob Sie für Ihr Mailing eine Schablone verwenden möchten oder nicht. Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie alle Basisinformationen für Ihr neues Mailing eintragen. Sobald Ihre Angaben vollständig sind, können Sie das Mailing generieren.Hinweis: Auch die Betreffzeile können Sie personalisieren. Mehr darüber lesen Sie im Handbuch-Kapitel Individualisierte Mailings gestalten.Exkurs: Was ist eine Schablone? Die meisten Mailings, vor allem regelmäßig verschickte Newsletter, haben immer denselben Aufbau: Es gibt einen Header, Zwischenüberschriften, Textblöcke mit Bildern, Trennzeilen, einen Abspann mit Impressum und Link zum Abmelden. Für jedes Mailing den gesamten Inhalt von Null aufzubauen ist umständlich, zeitraubend und fehlerträchtig. Der OpenEMM hilft Ihnen dabei, den Aufwand mittels einer Schablone (auch: Vorlage, Template) auf ein Minimum zu reduzieren. Sie definieren einen festen Rahmen(inhalt) und ergänzen im Mailing nur die variablen Inhalte. Wichtig: Die Schablonen für den E-Mail Creator unterscheiden sich grundlegend von den anderen Methoden und können beim Assistenten nicht ausgewählt werden.

  1. Ihr Mailing ist nun angelegt und der OpenEMM leitet Sie weiter in den Reiter Einstellungen. In den Allgemeinen Einstellungen deaktivieren Sie den Schieberegler Werbung nur, wenn Sie aus rechtlichen Gründen nachweisen müssen, dass ein Empfänger einen Link angeklickt hat, z.B. beim Double Opt-in. Bei werblichen Mailings wird der Tracking-Widerspruch von betroffenen Empfängern berücksichtigt.Im gleichen Bereich legen Sie zudem fest, welchen Typ von Mailing Sie versenden möchten. Mit der Voreinstellung Normales Mailing erzeugen Sie einen regulären Newsletter. Die weiteren Mailing-Typen werden nicht auf einmal versendet, sondern anlassbezogen, z.B. Geburtstag oder Bestellbestätigung, bzw. als Nachfass auf ein bestimmtes Empfängerverhalten bei einem vorangegangenen Mailing.Als nächstes legen Sie fest, welches Mail-Format versendet werden soll. Zur Auswahl stehen Text, Text und HTML sowie Text, HTML und Offline-HTML. Das HTML-Format erlaubt die Einbindung von Bildern und Formatierungen in das Mailing. Beim Offline-HTML-Format werden diese Bilder in die E-Mail integriert, während bei der normalen HTML-Version die Bilder nach der Öffnung vom Server geladen werden. Optional können Sie das Mailing einem Archiv zuweisen. Unter Öffnungsrate messen legen Sie fest, ob das Messpixel am Anfang oder Ende der Mail geladen wird. Die Platzierung beeinflusst ggf. die Werte der Öffnungsrate.

  2. Im Abschnitt Absendereinstellungen geben Sie die Absenderangaben ein. Die Absender-E-Mail ist relevant für Spam-Filter und Bounce-Meldungen. Sie sollten deshalb eine möglichst sinnvolle E-Mail-Adresse wie zum Beispiel news@ihrefirma.de eintragen, die es auch wirklich gibt. Wenn Sie eine DKIM-Signatur nutzen, muss die Domain mit Ihrer Signatur übereinstimmen. Sie können den Realname für Absendername und Antwortname unterschiedlich benennen. Wenn Sie nur einen Namen in Absendername eingeben, so wird dieser automatisch als Antwortname übernommen. Auf Wunsch können Sie auch eine andere Reply-to-Adresse unter Antwort-E-Mail eintragen.Im Feld Pre-Header legen Sie den Vorschautext fest, der von den meisten E-Mail-Clients unterhalb des Betreffs angezeigt wird.

  3. Im Bereich Empfängerkreis wählen Sie eine Mailing-Liste - also den Verteiler, an die das Mailing verschickt werden soll. Diese Mailing-Liste ist eine Pflichtangabe. Wenn Sie Zielgruppen hinzufügen, schränken Sie Ihre Mailing-Liste auf Empfänger ein, die die Merkmale der Zielgruppe erfüllen. Fügen Sie mehr als eine Zielgruppe hinzu, erhalten Sie zusätzlich die Auswahl Empfänger muss in allen Zielgruppen enthalten sein - und Sie können wählen, ob Sie nur die Schnittmenge der Zielgruppen anschreiben möchten.

  1. Wenn Sie alle Details für Ihr Mailing eingestellt haben, wechseln Sie in oben in den Reiter Inhalt. Hier können Sie jetzt Text- und HTML-Inhalt für Ihr Mailing erstellen. Für die HTML-Version haben Sie zusätzlich die Möglichkeit den WYSIWYG-Editor zu nutzen, der Ihnen die Eingabe der Inhalte vereinfacht.Zum Personalisieren und Individualisieren von Inhalten arbeitet der OpenEMM mit sogenannten AgnTags. Mit Hilfe von Tags können Sie die persönliche Anrede im Newsletter erreichen und die Inhalte jedes beliebigen Profilfelds im Text einfügen. Welche Tags es gibt und wie diese verwendet werden, beschreibt ein komplettes Kapitel im Handbuch (Anhang A: AGNITAS-Tags). Tipp: Das OpenEMM-Logo in der Kopfleiste des WYSIWYG-Editors (neben Symbol für Sonderzeichen) öffnet eine Auswahlliste aller Tags.Hinweis: Wenn ein Textbaustein für unterschiedliche Zielgruppen verschiedene Inhalte zeigen soll, fügen Sie unter Zielgruppen verwalten eine neue Zielgruppe hinzu. Nachdem Sie die Auswahl geschlossen haben, können Sie im Dropdown neben dem Button die gewünschte Zielgruppe selektieren und im Editor die Inhalte für diese Empfänger eingeben. Wenn die gewählten Zielgruppen nicht überschneidungsfrei sind, achten Sie darauf, die kleinste Gruppe an erster Stelle und die größte an letzter Stelle zu platzieren, z.B. zuerst alle Frauen dann alle Empfänger, da der OpenEMM bei der Mailing-Erzeugung die Bausteine von oben nach unten abarbeitet und Frauen sonst genau das sehen würden, was alle anderen auch sehen.

  1. Sobald Sie mit dem Inhalt Ihres Mailings zufrieden sind, öffnen Sie den Reiter Links. Hier können Sie die Links bearbeiten, die Sie zuvor in Ihren Mailing-Inhalt eingefügt haben. Verknüpfen Sie hier einzelne Links mit Triggern, falls ein Link-Klick eine Aktion zur Folge haben soll (z.B.: Trigger zählt die Anzahl der Klicks auf den Link). Wie Sie einen Trigger anlegen, erfahren Sie im Kapitel Trigger erstellen oder bearbeiten.

  1. Im Reiter Anhänge haben Sie die Möglichkeit, Ihrem Mailing einen Datei-Anhang mitzugeben. Hier sollten Sie jedoch sehr vorsichtig agieren, da Anhänge von Spam-Filtern häufig als gefährlich eingestuft werden.

  1. Im Reiter Vorschau können Sie das Mailing im OpenEMM ansehen und für verschiedene Empfänger zielgruppenspezifische Inhalte schon vor dem Versand überprüfen.

  1. Im Reiter Versand können Sie anschließend ein Admin-Mailing an die Admin-Empfänger der gewählten Mailing-Liste auslösen. Bei Test-Mailing werden entsprechend alle Test-Empfänger der Mailing-Liste beliefert.

Da das Testen des Mailings ein wichtiger Part ist, der für alle Erstellungs-Methoden gleich ist, wird dies im Kapitel Vorschaufunktion und Testen ausführlicher beschrieben.

1.4.3 Vorschaufunktion und Testen

Der OpenEMM bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten, Ihr Mailing vor dem Versand zu überprüfen und zu testen. Diese werden hier der Reihe nach vorgestellt.

Die integrierte Vorschaufunktion

Um die von Ihnen erstellte Mail schnell und bequem zu überprüfen, steht Ihnen eine Vorschaufunktion für Stichproben zur Verfügung. Damit checken Sie die Darstellung und die Inhalte Ihrer Newsletter und schließen Fehler im Vorfeld aus.

Die Vorschaufunktion hat noch weitere Vorteile: Da der OpenEMM individualisierte Newsletter erzeugen kann, haben Sie zudem die Option E-Mail-Adressen für einzelne Empfänger zur Ansicht auszuwählen. Sollten Sie nämlich verschiedene, personalisierte Inhalte für Ihre Empfänger vorbereitet haben, können Sie in der Vorschau Empfänger aus der jeweiligen Zielgruppe verwenden und kontrollieren, ob der Newsletter für den Empfänger auch wirklich richtig zusammengestellt ist.

Die Vorschaufunktion finden Sie an mehreren Stellen im System, das variiert jedoch von Methode zu Methode etwas:

  • Bei der Standard-Methode finden Sie die Vorschau in den Registern Einstellungen, Inhalt und natürlich Vorschau.

  • Bei der Methode E-Mail Creator wird Ihnen die Vorschau in den Registern Inhalt, Styles (eingeschränkte Funktion) und ebenfalls im Register Vorschau angeboten.

So gehen Sie vor:

  1. Rufen Sie die Vorschau auf, z.B. über das gleichnamige Register.

  2. Nach einem Klick auf das Info-Icon sehen Sie oberhalb der Vorschau Absender (Von) und Betreff für den vorausgewählten Empfänger (unter An). Sie können über das Dropdown alle Admin- und Test-Empfänger der im Mailing eingestellten Mailing-Liste auswählen oder Sie geben eine beliebige E-Mail-Adresse aus einer verwendeten Zielgruppe ein. Der OpenEMM generiert umgehend die Vorschau für den jeweiligen Empfänger.

  3. Der Vorschaudialog zeigt oben rechts die Auswahlliste Ansicht, mit der Sie die Darstellung näher bestimmen. So können Sie die Darstellung für verschiedene Endgeräte (unter Größe) und für die Formate Text und HTML überprüfen. In der HTML-Ansicht haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die Darstellung ohne Bilder zu überprüfen.

Neben der integrierten Darstellung können Sie die Vorschau auch in einem neuem Fenster öffnen oder als PDF speichern. Verwenden Sie dazu die Symbole neben dem Button Ansicht.

Da die Darstellung des Mailings in verschiedenen Größen keine Eigenheiten spezieller E-Mail-Clients, Browser, Apps oder Endgeräte berücksichtigen kann, bietet der OpenEMM hierfür eine eigene Vorschaufunktion, die Inbox-Vorschau.

Mit der Inbox-Vorschau die Darstellung für bestimmte Geräte, Clients, Browser etc. überprüfen

Die Inbox-Vorschau ist ein kostenpflichtiges Premium Feature. Wenn Sie das Recht dafür haben, können Sie für jedes Mailing eine Inbox-Vorschau starten. Wählen Sie zunächst die Browser, Mail-Clients und Geräte aus, die Sie überprüfen möchten. Unterhalb der Auswahl finden Sie das Dropdown Empfänger mit Admin- und Testempfängern, für die Sie die Vorschau anfordern können. Durch Klick auf Absenden wird der Testversand an die gewählten Geräte ausgelöst. Nach ca. 10 Minuten finden Sie im Register Inbox-Vorschau kleine Vorschaubilder für alle überprüften Darstellungen. Durch Anklicken vergrößert sich die Ansicht aus der jeweiligen Inbox und Sie können die Darstellung überprüfen. Hinweis: Die Inbox-Vorschau ist nur in der kommerziellen Version erhältlich. Bei Interesse kontaktieren Sie AGNITAS.

Entspricht die Darstellung in der Vorschau Ihren Erwartungen, können Sie die nächste Stufe, den Testversand, nutzen.

Testversand an ausgewählte Empfänger

Wechseln Sie nun in das Register Versand. Im OpenEMM ist es so geregelt, dass Sie einen Testversand an verschiedene Personen(gruppen) durchführen können. In der Box Überprüfen sehen Sie einen Button Admin-Mailing. Über diesen Button stoßen Sie einen Testversand an alle Admin-Empfänger der hinterlegten Mailing-Liste an. Nutzen Sie diese Einstellung, um erst einmal einen kleineren Empfängerkreis zu beliefern, in der Regel sind die Redakteure eines Mailings als Admin-Empfänger angelegt.

Ist die erste Überprüfung nach Ihren Vorstellungen verlaufen, können Sie die nächstgrößere Gruppe mit dem Test-Mailing beliefern. Hier bieten sich Ihnen wieder mehrere Optionen:

  • Wenn Sie im Dropdown Test-Empfänger auswählen die Auswahl bei keine Einschränkung belassen, dann werden standardmäßig alle Test-Empfänger dieser Mailing-Liste beliefert.

  • Wählen Sie die Option einzelne Empfänger, erscheint ein Eingabefeld für die zu beliefernde E-Mail-Adresse. Sobald Sie die eingegebene Adresse mit dem Plus hinzugefügt haben, können Sie noch weitere Adressen einzeln hinzufügen. Falls die eingegebene Adresse nicht Bestandteil Ihrer Datenbank ist und somit in keine Zielgruppe fällt, greift für den Inhalt des Testmails die Variante für Alle Empfänger.

  • Sollten Sie spezielle Zielgruppen für den Testlauf angelegt haben, dann erscheinen diese ebenfalls in der Auswahlliste. Das Besondere an dieser Variante ist, dass Sie die Admin- und Testempfänger mit dieser speziellen Zielgruppe weiter einschränken können. Möchten Sie eine Test-Zielgruppe definieren, markieren Sie diese mit dem Schieberegler Für Admin- und Testversand im Eingabedialog für Zielgruppen.

  • Zusätzlich finden Sie im Dropdown die Option Nur an mich senden. Lösen Sie diesen Testversand aus, erhalten Sie nur ein Testmailing an die E-Mail-Adresse, die für Ihren Benutzer im OpenEMM hinterlegt ist.

Nach Klick auf Test-Mailing erhalten Sie innerhalb kürzester Zeit die Test-Mails.

1.4.4 Mailing abschicken

Das Mailing ist fertig erstellt, die Inhalte vorhanden und die Testmails mehrfach durchgesehen. Nun kann es losgehen!

  1. Der OpenEMM präsentiert Ihnen im Reiter Versand noch einmal die ausgewählten Zielgruppen sowie eine Berechnung der Empfänger zum aktuellen Zeitpunkt in der Box Zustellinfos. Sollte Ihr Versand erst einige Tage später stattfinden, kann sich die Empfängerzahl durch An- und Abmeldungen in der Zwischenzeit verändern, da Zielgruppen im OpenEMM dynamisch sind. Hier wird Ihnen auch die Versandgröße des Mailings in Zahlen sowie visuell in Balken dargestellt.In der daneben liegenden Box Versandeinstellungen, stellen Sie das Datum und die Uhrzeit für den Versand ein. Mit der Premium-Funktion Versandzeitpunkt optimieren wird der Versand individuell je Empfänger ausgeführt, frühestens jedoch zum eingestellten Zeitpunkt. Über die Auswahl können Sie steuern, ob Empfänger, die am wahrscheinlichsten vor der eingestellten Uhrzeit reagieren, dann am Folgetag zur optimalen Uhrzeit beliefert werden sollen oder ob alle Versendungen am gleichen Tag abgeschlossen werden sollen.

  1. Unter Erweiterte Einstellungen in der Box Automatischen Report generieren können Sie sich nach dem Versand, z.B. nach 48 Stunden einen PDF-Report per Mail zusenden lassen.

  2. Die Möglichkeit Empfängerdaten exportieren können Sie nutzen, wenn Sie das Automation Package und Auto-Exporte gebucht haben. Auf diese Weise könnten Sie Responsedaten z.B. in einem externen System weiterverarbeiten. Aktivieren Sie diese Funktion, werden die Empfängerdaten für dieses Mailing automatisch nach der vorgegebenen Zeitspanne auf den definierten Server exportiert. Selbstverständlich werden nur die Empfänger exportiert, die dem Tracking nicht widersprochen haben, denn für die anderen lässt es sich nicht einmal nachvollziehen.

  3. Die Box Erweiterte Einstellungen bietet weitere Extras für den Versand an. So können Sie E-Mail-Dubletten vom Versand ausschließen oder Mailings, die aufgrund diverser Zielgruppenregelungen im Inhalt komplett leer wären, vom Versand ausschließen.

  4. In den Versandeinstellungen lässt sich mit der Maximalversandzahl ein Limit definieren, wie viele Empfänger maximal beliefert werden sollen. Über die Einstellung Max. Versand Mails/Stunde können Sie den Versand drosseln, um z.B. die Last auf Ihren Servern gleichmäßig zu verteilen.

  5. Sind Ihre Einstellungen zum Versand abgeschlossen, klicken Sie auf Absenden rechts oben.

  6. Es öffnet sich eine Sicherheitsabfrage, die Ihnen noch einmal die wichtigsten Informationen zusammenfasst. Wenn die Einstellungen alle korrekt sind, bestätigen Sie auch diese Abfrage mit Absenden.

  1. Nach der Bestätigung werden Sie auf die Versandstatus-Seite weitergeleitet. Hier sehen Sie in der Box Status, wann der OpenEMM mit der Produktion der Mails beginnt und wann der Versand startet. Bis kurz vor dem Versand haben Sie auch hier noch die Möglichkeit, die Produktion abzubrechen.

  1. Nachdem der Versand abgeschlossen ist, sehen Sie hier die die finalen Werte für Produktion und Versand bzw. währenddessen einen Verlauf.

  1. Sie können die Generierung und den Versand, solange dieser noch nicht vollständig abgeschlossen ist, mit dem Button Produktion abbrechen stoppen und mit Einstellen auch wieder aufnehmen. Sollten Änderungen erforderlich sein, muss das Mailing jedoch kopiert werden. Dies ist mit dem Button Kopieren unter Aktion direkt möglich. Die Kopie geht dann nur an die Empfänger, die noch nicht beliefert wurden. Diese Funktion erfordert das Automation Package.