16.6 Benutzergruppen

Der E-Marketing Manager ist so organisiert, dass man nicht bei jedem Benutzer jedes Recht einzeln vergeben muss, da dies mitunter recht zeitaufwendig und fehleranfällig ist. Man kann stattdessen Rechte-Sets für bestimmte Benutzergruppen definieren. Ordnet man einem Benutzer die entsprechende Gruppe zu, dann hat er automatisch alle Rechte dieser Gruppe. Es ist nicht möglich, einen Benutzer ohne Benutzergruppe anzulegen. Wenn Sie einem Benutzer jedoch komplett individuelle Rechte geben möchten, können Sie eine eigene Benutzergruppe dafür erstellen.

Hinweis: Der einzelne Benutzer kann vom Administrator noch Rechte zugeteilt bekommen, die über die Standardrechte der Gruppe hinausgehen, allerdings kann dem Benutzer kein Gruppenrecht entzogen werden. Sollte dies erforderlich sein, muss entweder allen aus der Gruppe das Recht entzogen werden, eine Gruppe mit weniger Standardrechten als Basis dienen oder eine komplett neue Benutzergruppe dafür erstellt werden.

Der E-Marketing Manager kommt mit einer Reihe von vordefinierten Standard-Benutzergruppen, die die Rechte-Sets für typische Rollen bereits zugeordnet haben. Sie finden eine Übersicht der bestehenden Benutzergruppen unter dem Menüpunkt Verwaltung unter Benutzergruppen. Der E-Marketing Manager zeigt Ihnen nun alle bereits angelegten Benutzergruppen jeweils mit Name und Beschreibung in einer Listenansicht an. Zudem wird in einer weiteren Spalte die Anzahl der Benutzer angezeigt, die diese Benutzergruppe verwenden. Die vordefinierten Rollen sind:

Administrator: Die Administrator-Rolle hat die weitreichendsten Rechte im E-Marketing Manager und kann alle Bereiche des Systems steuern und bedienen. Diese Benutzergruppe ist mit allen Standardrechten ausgestattet. Ausgenommen sind nur Premiumrechte, die erst mit Buchung aktiviert werden, Sonderrechte, die einer Einweisung durch AGNITAS bedürfen sowie Negativrechte, die den Funktionsumfang reduzieren.
Analyst: Diese Rolle hat Zugriffsrechte für alle Statistikfunktionen im E-Marketing Manager sowie auf die Menüpunkte, die erforderlich sind, um dort hin zu navigieren. Der Analyst kann außerdem Reports erstellen, aktivieren und löschen.
Datamanager: Die Datamanager-Rolle kann Dateien hoch- und runterladen, Empfänger ansehen, bearbeiten und löschen, Mailing-Listen verwalten, Importe und Exporte durchführen, Zielgruppen erstellen und löschen sowie auf einige Statistikdaten zugreifen.
Editor: Die Editor-Rolle kann Kampagnen erstellen, bearbeiten, löschen und aktivieren, alle Arten von Mailings erstellen, bearbeiten, löschen und versenden, Schablonen erstellen und verwalten, Archive erstellen und verwalten, lesend auf Empfänger, Zielgruppen, Mailing-Listen, Formulare und Aktionen zugreifen sowie Statistiken aufrufen.
Leserechte/view only: Ein Benutzer, dem diese Gruppe zugeordnet wird, kann auf alle Bereiche des Systems lesend zugreifen, aber keine Inhalte bearbeiten, aktivieren oder löschen.
Manager: Die Rolle des Manager kann auf alle Bereiche des Systems - mit Ausnahme von Import & Export - zugreifen, sich einen Überblick verschaffen und gegebenenfalls korrigierend bei Inhalten eingreifen. Der Manager hat aber keine Löschrechte und kann auch kritische Bereiche nicht verändern, da ein Manager in der Regel nur zu Controlling-Zwecken auf den EMM zugreift und in die Detailprozesse meist keinen Einblick hat.
Starter: Die Starter-Rolle ist speziell für neue Benutzer oder Benutzer, die selten mit dem E-Marketing Manager arbeiten, geeignet, da es die EMM-Oberfläche vereinfacht und selten benötigte Einstellungsmöglichkeiten ausblendet. Wenn der volle Funktionsumfang angezeigt werden soll, können Sie einfach das Benutzerrecht Erweiterte Einstellungen aktivieren.
Technician: Die Technician-Rolle kann Kampagnen erstellen, bearbeiten und löschen, Mailings erstellen, bearbeiten, löschen und versenden, Schablonen erstellen und verwalten, Profilfelder erstellen und verwalten, lesend auf Empfänger, Mailing-Listen und Zielgruppen zugreifen, Statistiken einsehen, Formulare erstellen, bearbeiten und löschen, Aktionen anlegen, bearbeiten und löschen sowie XML-Inhalts-Quellen und Bounce-Filter verwalten.
Web Push: Die Web-Push-Rolle hat im Prinzip dieselben Rechte wie die Editor-Rolle, sie ist nur zusätzlich um alle Rechte erweitert, die zur Erstellung, Bearbeitung und Verwaltung von Web-Push-Nachrichten benötigt werden. Hinweis: Diese Rolle hat keine Auswirkung auf den Funktionsumfang des EMM solange das Premium Feature Web Push nicht gebucht wurde.

Die Standard-Benutzergruppen können nicht verändert oder gelöscht werden. Durch Klick auf die Benutzergruppe sehen Sie jedoch, welches Rechte-Set dieser Gruppe zugeordnet ist. Der Vorteil von Standard-Benutzergruppen ist, dass diese automatisch um neue Rechte erweitert werden, wenn durch neue Features Rechte dazukommen. Dies ist bei individuellen Benutzergruppen nicht der Fall, da wir die Intention hinter den individuellen Benutzergruppen nicht kennen.

Sie können auch beliebig viele eigene Benutzergruppen definieren. Eine individuelle Benutzergruppe bearbeiten Sie mit einem Klick auf den Listeneintrag. Möchten Sie eine individuelle Benutzergruppe entfernen, können Sie entweder das Papierkorb-Symbol in der Übersicht verwenden oder im Bearbeitungsmodus auf die Schaltfläche Löschen klicken.

Abb. 15.16: Neben Standard-Benutzergruppen können Sie auch eigene Benutzergruppen definieren.

Eine neue Benutzergruppe legen Sie an, indem Sie auf die Schaltfläche Neu klicken. Vergeben Sie zuerst einen Namen sowie optional eine Beschreibung und wählen Sie dann die Rechte aus, die Inhaber dieser Benutzergruppe besitzen sollen. Die Rechte sind thematisch in Boxen wie Mailing, Zielgruppen, Statistik und Empfänger sortiert und umfassen in ihrer Gesamtheit alle Funktionen des E-Marketing Manager.

Der Übersichtlichkeit wegen werden die Boxen einzeln auf- und zugeklappt. Innerhalb einer Box steht Ihnen eine Schaltfläche Alle an/aus zur Verfügung, mit der Sie alle Rechte dieser Box vergeben, bzw. entfernen können. Möchten Sie ein Recht hinzufügen oder entfernen, klicken Sie das entsprechende Recht einfach an.

Ausgegraute Schalter signalisieren, dass dieses Recht nicht vergeben werden kann. Es gibt mehrere Möglichkeiten, warum ein Schalter ausgegraut dargestellt wird:

Das Recht gehört zu einem Premium-Feature, welches nicht für Ihren Mandanten gebucht wurde.
Es handelt sich um ein Sonderrecht, das nur nach Rücksprache mit AGNITAS über den Master aktiviert werden kann, weil es z.B. weiterer Datenbankeinstellungen bedarf oder nur nach vorheriger Einweisung benutzt werden soll.

Mit Klick auf Erstellen wird die neue Benutzergruppe erzeugt und kann Benutzern zugeordnet werden.

Bitte beachten Sie, dass individuelle Benutzergruppen nicht automatisch um neue Rechte erweitert werden. In diesem Fall muss der Account-Admin regelmäßig überprüfen, ob er einer Gruppe weitere Rechte geben muss, damit die Benutzer auch neue Features nutzen können. Der Filter nach dem Typ hilft Ihnen dabei, neue Rechte oder nicht zugewiesene Rechte mit nur einem Klick zu identifizieren und bei Bedarf zu ergänzen.

Hinweis: Ein Benutzer kann mehreren Gruppen zugewiesen werden. Zudem kann man auch zur Definition einer Benutzergruppe mehrere Untergruppen bündeln. So ist es z.B. möglich, dass Sie eine Benutzergruppe "Mailing-Erstellung" mit der Gruppe "Zielgruppen-Erstellung" kombinieren. Die neue übergeordnete Benutzergruppe hat dann sowohl die Rechte der einen als auch der anderen Gruppe. Außerdem können Benutzergruppen kopiert werden.